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一般社団法人ALFAE（アルファ）ではアジア太平洋圏を起点に「食・農・環境」のバランスのとれた経済と文化の発展を追求し、戦略的な技術研究開発・仕組みの構築・産業化支援を行う産学官民連携組織です。同社の活動の一つに、食を中心に文化や産業を考えるセミナー「食のアカデミー」の企画運営があり、2013年から10年以上にわたり開催しています。「食のアカデミー」では、当日のセミナーで終わらず、継続的な意見交換を行うためにデジタルコンテンツプラットフォーム『Handbook X』を導入しています。今回は導入背景や活用方法、今後の展望について、お話を伺いました。

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100ページを超えるセミナー資料をデジタル化。資料もアンケートも、Handbook Xにすべて集約

「食のアカデミーでは毎回テーマを変えて開催していますが、食とITがテーマの回に、セミナー自体もITを活かした運用ができないかなと考えたことがHandbook X導入のきっかけです。セミナー資料の配布とアンケート作成ができて、操作が簡単なツールを探していました。セミナーを開催して終わりではなく、その後資料を見返して知識を深めたり参加者同士で意見交換したりすることも考えていたので、グループで相互に資料共有ができるHandbook Xの導入を決めました。」と運営担当の中村氏は話します。

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Handbook Xは一つのアプリで資料配布からアンケート機能まで幅広く利用できます。参加者はアプリからすべての資料を確認できるため、セミナー中だけでなく、後日セミナーを振り返る時も迷わず資料にアクセスすることができます。

「配布資料は11種類あり、中には約100ページのPDF資料もあります。すべて紙で用意すると印刷コストや準備に時間がかかります。その点、Handbook Xは資料追加をアプリから簡単にでき、直前に資料を差し替えることも可能です。」（中村氏）

セミナー当日の発表もHandbook Xを用いて行われました。スマートフォンの画面をモニターに映し出し、Handbook X上の資料を見せながら発表します。

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「スマートフォンを使えば手元で発表資料を操作できるので発表場所を問わず、簡単に資料を投影することができました。資料はHandbook Xを通じて参加者にも配布しているため、すべて説明する必要がありません。ディスカッションしたい箇所を重点的に説明するなどメリハリを持って説明ができました。」(亀岡氏)

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参加者限定でセキュアに資料を配信。参加者同士で相互の情報共有も

資料配布のためにセミナー参加者を含めたワークグループ(※)を作成。資料を参加者だけにセキュアに配信することができます。

※ワークグループ：Handbook Xのコンテンツ共有を複数人へ一括で行うためのグループ機能。

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「有料セミナーということもあり、参加する価値の一つとして資料を用意したので、参加者限定で配布したいと考えていました。ワークグループを作成することで参加者だけに資料を共有できますし、参加者同士で情報を共有し合うこともできます。共有する権限を細かく設定することができるので、継続的に意見交換することが可能です。」(亀岡氏)

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アンケート機能でフィードバックを収集し、セミナー改善へ活用

Handbook Xを導入した動機の一つにアンケート機能があります。資料配布と一緒にアンケートを配布することができるので、参加者への配布物はすべてHandbook Xに集約することができます。」（中村氏）

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「アンケートも簡単に作成できました。PC、タブレット、スマートフォンに対応しているので、参加者の好きな端末から回答することができます。集計したアンケート結果は、参加者に共有してさらなる意見交換のきっかけにすることもできますし、セミナーのフィードバックとして今後の運営改善に活用していきたいです。」（中村氏）