ブックを簡単共有！ワークグループ機能のご紹介
Handbook Xで作成したブックを複数のメンバーに一括で共有したいと思ったことはありませんか？作成したブックをメンバー毎に共有することもできますが、共有設定を繰り返し行うので手間がかかってします。そこでワークグループ機能を使うことで、複数人に簡単にブックを共有することができようになります。
今回は、ワークグループの概要とワークグループの作成からブックを共有するまでの手順を紹介します。
ワークグループとは
ワークグループとは、Handbook Xで作成したブックをメンバーやグループに共有することができる機能です。複数のメンバーやグループにブックを共有したい場合に、ワークグループを指定するだけで簡単に設定することができるようになります。
ワークグループ機能を使うには
ワークグループ機能を使うには、以下の手順で操作を行います。
- ワークグループの作成
- 作成したワークグループにメンバーを招待
- ブックを共有
ワークグループの作成
HandbookXアプリにログイン、メニューアイコンをタップし、「ワークグループ」をタップします。表示された画面の「参加」には、参加しているワークグループが、「所有」には、自身が作成したワークグループが表示されます。
ワークグループを追加するには、「所有」をタップし、画面右上にある「追加」をタップ、表示された画面にワークグループ名を入力し、「追加」をタップします。
ワークグループの作成が完了すると、一覧画面に表示されます。
作成したワークグループにメンバーを招待
作成したワークグループにメンバーを招待するには、メンバーの追加ボタンをタップし、表示された画面に招待したいメンバーのメールアドレスを入力して、「招待」をタップします。
ワークグループにメンバーを追加すると、確認待ちとして表示されます。
ワークグループに参加する
招待されたメンバーは、Handbook Xアプリのメニューアイコンをタップし、「ワークグループ」をタップすると、招待されたワークグループへの参加の可否を設定します。「参加する」をタップすると、招待コードを入力する画面が表示されますので、メールで送られてきた招待コードを 入力し、ワークグループへの参加を承諾します。
Tips
Handbook Xは、PCのWebブラウザで使用できる「Handbook X Coordinator（Web UI）」を提供しており、ブックのアクセス状況、試験結果やアンケート結果の確認、ワークグループ／グループの管理などを行うことができます。また、ワークグループへのメンバーの招待を一括で行うこともできます。
なお、「Handbook X Coordinator（Web UI）」は、すべてのプランでお使いいただけますが、ワークグループの管理機能をお使いになる場合にはチームプラン以上の契約が必要となります。
ブックを共有する
ブックを共有するには、Handbook Xアプリのメニューアイコンをタップ、「共有」をタップし、画面上部の「＋」をタップします。
ブックを選択する画面が表示されますので、共有したいブックを選択し、画面上部の「次へ」をタップします。
共有の設定を行う画面が表示されますので、「メンバー/グループ」欄の「追加」をタップし、作成したワークグループにチェックを入れ、ワークグループに与えたい権限を設定し、「追加」をタップします。
表示された画面に追加したワークグループがリストされ、ここでも権限を変更することができます。設定内容に問題がなければ、画面上部の「完了」をタップします。
共有されたブックを閲覧するには、Handbook Xアプリのメニューアイコンをタップ、「ハンドブック」をタップします。
ブック一覧画面の上部にワークグループタブがあり、「すべてのブック」、「マイワークグループ」などが表示されています。左右にスワイプすることができ、表示されているワークグループ名をタップすることでそのワークグループに共有されているブックのみを表示することができます。
Tips
ワークグループタブを非表示にすることもできます。ワークグループタブを非表示にするには、Handbook Xアプリのメニューアイコンをタップ、「設定」をタップし、「ブックリスト」の「ワークグループタブの表示／非表示」をタップ、表示したいワークグループはチェックを入れ、表示したくないワークグループはチェックを外し、画面上部の「保存」をタップし、「設定」画面の「完了」をタップします。
ワークグループの詳細については、以下よりご確認ください。
ワークグループを使うことで、複数のメンバーやグループにブックを簡単に共有できるようになりますので、ぜひ使ってみてください！
