【Handbook X 実践レポート】セミナー・イベントの運営効率化に！資料配布やマニュアル共有をまとめて管理
セミナーやイベントは、企画から当日運営、振り返りまでやることは盛りだくさん。各段階でさまざまな資料・情報が社内外の関係者でやりとりされます。
講演資料、スケジュール、パンフレット、運営マニュアル・・・などなど。
イベントでのファイル管理でこんな困りごとありませんか？
- 運営マニュアルを紙で配布すると、急な変更をマニュアルに反映できない
- 外部の運営業者とのファイル共有におけるアカウント作成や閲覧権限管理が手間
- チャットなどの共有では、必要な情報が流れてしまい探しづらい
- 講演資料をデータで配布したいが、複製や再配布を禁止したい
Handbook Xなら、それらの困りごとを解決することができ、セミナー・イベントのファイル管理を効率化することができます！
具体的な使い方をイベントで利用した事例をもとにご紹介します。
イベント概要とファイル共有時の課題
＜イベント概要＞
2023年5月に開催された『Asteria Partner Summit 2023』。アステリア社のノーコードツール「ASTERIA Warp」「Platio」の販売パートナー様向けイベントです。製品に関する今後の方針やパートナー様に役立つ情報をお伝えします。会場にご来場いただく方とオンライン配信するハイブリッド形式で行われました。
＜ファイル共有時の課題＞
- 運営マニュアルは電子化し、常に最新ファイルを外部業者と共有、スマホやタブレットなどから手軽に確認したい
- よく使うファイルに素早くアクセスできるように順番を並び替えたい
- イベント当日、急な資料の差し替え変更などをスマホから素早く操作したい
- 講演資料は機密情報も含むため、参加者には閲覧権限のみでダウンロード不可の設定をしたい
- 開始前や休憩中にカタログや製品紹介動画を受付などで流したい
そこで、運営マニュアルの共有、講演資料の配布、受付でのデジタルサイネージ（電子看板）の3つをHandbook Xで実現しました！
【準備】ワークグループやアクセスコードなど各種設定
運営マニュアルや講演資料を準備し、Handbook Xで共有する設定をします。
＜運営マニュアルの共有＞
運営ワークグループを作成して、ブックを共有します。ワークグループは、ファイル共有を複数人へ一括で行うためのグループ機能です。ワークグループプランでご利用いただけます。
進行表や人員配置などのマニュアルの他、会場情報などをブックにまとめて社内外のメンバーに共有できます。頻繁にアクセスするファイルを上に、補足情報を下に並べておくと、当日バタバタした中でも必要な情報にアクセスしやすくて便利です！
＜講演資料の配布＞
講演資料を配布するブックを作成します。
講演資料ブックは、アクセスコードで配布します。アクセスコードを知っている人は閲覧できるようになるため、イベントの資料配布に便利な機能です。
このとき、権限を閲覧のみで書出し不可に設定すると、ダウンロード不可にすることができます。
ブック編集画面から、ブック情報を開くと書出し可否の設定ができます。
＜デジタルサイネージの準備＞
受付で表示するデジタルサイネージのファイルを登録します。本イベントではiPadで会場案内や動画を映すようにします。
当日、会場の雰囲気やタイミングに合わせて流すファイルを調整できるように、いろいろなパターンの案内・動画を用意しておきます。会場にWiFiが整備されていれば、YouTube動画を流すこともできますよ。
デジタルサイネージの詳しい使い方はこちらをご覧ください。
【当日】講演資料の公開やデジタルサイネージの配置
いよいよ当日です。
受付ではデジタルサイネージを配置し、会場案内や製品紹介動画などを流しています。映したいコンテンツを選んでループ再生することができます。
講演資料は、PCやタブレット、スマートフォンを使ってその場で閲覧いただけます。
そして、トラブルなくイベントを終えることができました！
ワークグループプランをご利用いただくと、講演資料ごとの閲覧数などの情報も取得することができ、イベントの振り返りで統計情報を活用することができます。
まとめ
運営から講演資料の配布、デジタルサイネージまで、すべてHandbook Xアプリひとつで完結させることができます。また、アンケート機能やインタラクティブサイネージ機能などを使えばもっとリッチに、便利に、イベントを盛り上げることもできますよ。
ぜひ、セミナー・イベントでHandbook Xをご活用ください！
